Bilda en förening

Det finns en del praxis som styr föreningars verksamhet. Förutom att följa de lagar och regler som gäller i samhället, måste din förening registreras hos den lokala skattemyndigheten.

Alla föreningar måste lämna uppgifter om sina inkomster och utgifter till den lokala skattemyndigheten. Uppgifterna lämnar du på en deklarationsblankett eller en blankett för särskild uppgift.

Mer information och blanketter finns på Skatteverkets hemsida 

När din förening har blivit registrerad hos skattemyndigheten får den ett eget organisationsnummer, ett kontrollnummer som kan jämföras med våra personnummer. För att registreras måste din förening skicka in föreningens stadgar tillsammans med uppgifter på föreningens styrelse.

Förberedelser

För att du ska kunna bilda en förening måste du få med dig ett antal personer som har samma intresse som du. Tillsammans kan ni börja med en tillfällig styrelse, en interimsstyrelse.

Interimsstyrelsens uppgifter

• Skriva ett förslag till stadgar. Stadgarna talar om hur föreningen ska arbeta. 
• Föreslå ett namn på föreningen.
• Sammankalla till ett allmänt möte där föreningen slutgiltigt ska bildas. I kallelsen ska det stå att avsikten med mötet är att bilda en förening. Det ska också framgå vilken dag och vilken tid mötet ska äga rum och i vilken lokal det ska hållas.
• Förbereda alla frågor som ska diskuteras på föreningens första möte.
• Kontakta den riksorganisation som det kan bli aktuellt att ansluta föreningen till.

Styrelsens uppgifter

• Se till att de beslut som föreningsmötena fattar genomförs.
• Ansvara för administration, ekonomi och olika aktiviteter för medlemmarna, som t. ex. studier, barn- och ungdomsverksamhet och idrott.
• Förbereda de frågor som ska diskuteras på ett medlemsmöte.

Styrelsen ansvarar gemensamt för föreningens verksamhet inför medlemmarna. Den har också det juridiska ansvaret för föreningen i förhållande till samhället. Det innebär att styrelsen har ett rättsligt ansvar,, den kan t. ex. ingå avtal och vara part inför domstol.

Styrelsens medlemmar

Styrelsens medlemmar har olika ansvarsområden. I varje styrelse ska det finnas en ordförande, sekreterare och kassör. Dessutom är det vanligt att man väljer olika sakansvariga personer. De ansvarar för olika aktiviteter som föreningen planerar.

Ordförandes uppgifter

• Samordna styrelsens arbete.
• Leda styrelsemötena.
• Se till att de beslut som föreningen har fattat genomförs.
• Vara föreningens firmatecknare enligt årsmötesbeslut.
• Godkänna föreningens in- och utbetalningar.

Vice ordförande sköter ordförandens uppgifter när han eller hon inte själv kan närvara.
I en del föreningar delar ordföranden och vice ordföranden på de uppgifter som ordföranden brukar ha.

Sekreterarens uppgifter

• Ta hand om föreningens post.
• Skriva styrelsens protokoll.
•  Ha hand om föreningens arkiv.

Kassörens uppgifter

• Sköta föreningens in- och utbetalningar.
• Ansvara, tillsammans med ordföranden, för att föreningens ansökningar om bidrag lämnas in i tid till rätt myndighet.
• Ansvara för föreningens bokföring.
• Sköta föreningens medlemsregister.
• Rapportera regelbundet till styrelsen om föreningens ekonomiska situation.

De sakansvarigas uppgifter

• Ansvara för sina respektive verksamhetsområden, t. ex. studier, kvinnofrågor, kultur, barn- och ungdomsverksamhet eller idrott.
• Starta verksamhet inom sina sakområden.
• Förbereda ärenden som rör respektive ansvarigs verksamhetsområde och föredra dem inför styrelsen.

Revisorernas arbete

• Ansvara för kontrollen inom föreningen och vara en länk mellan medlemmarna och styrelsen. 
• Granska att styrelsen följer föreningens stadgar.
• Granska att styrelsen följer medlemsmötenas beslut.
• Granska att räkenskaperna och bokföringen fungerar.
• Kontrollera att föreningen inte bryter mot samhällets olika lagar och regler.
• Lämna en skriftlig rapport (revisionsberättelse) om sin granskning av föreningen till årsmötet.
• Föreslå årsmötet om styrelsen ska beviljas ansvarsfrihet.

Att skriva stadgar

En förening ska ha regler för sitt arbete. Dessa regler kallas för stadgar. Här följer några exempel på vad stadgarna bör innehålla.

• Föreningens namn
• Föreningens målsättning
• Mål och uppgifter för föreningen
• Vilken inriktning föreningens verksamhet ska ha.

Medlemskap

• Vilka personer som ska kunna bli medlemmar i föreningen
• Hur man blir medlem i föreningen och hur man lämnar den
• På vilket sätt föreningen beslutar om medlemsavgiften (normalt gör man det på ett årsmöte)

Verksamhetsår, räkenskapsår

Under denna rubrik talar man om ifall föreningens verksamhetsår följer kalenderåret ( 1 januari – 31 december) eller någon annan indelning, t.ex. 1 juli – 30 juni.

Regler för föreningsmöten och årsmöten

• När och hur man kallar medlemmarna till årsmötet och andra medlemsmöten(det är vanligt att man gör det minst två veckor före mötesdagen).
• Hur lång tid före ett möte som medlemmarna måste skicka in sina förslag (motioner) till styrelsen.
•  Vilka frågor som årsmötet måste besluta om

Beslutsordning

• Hur besluten ska fattas vid årsmöten och andra medlemsmöten. Enligt somliga stadgar måste minst två tredjedelar av de närvarande vara överens för att det ska kunna fattas ett beslut. Enligt andra stadgar räcker det att minst hälften är överens.
• När öppen och sluten omröstning ska användas. En öppen omröstning innebär att alla kan se hur medlemmarna röstar, t.ex. vid handuppräckning. Vid en sluten omröstning använder man röstsedlar, de enskilda medlemmarnas beslut är alltså hemliga.

Dagordning

En dagordning är en förteckning över alla de ärenden som mötet ska diskutera och besluta om.

• Hur många ledamöter och suppleanter styrelsen ska bestå av
• Val av mötesfunktionärer (ordförande, sekreterare m.m.)
• Val av styrelse och revisorer
• Val av valberedning

Styrelsen

• Om styrelsens verksamhetsberättelse och ekonomiska berättelse ska godkännas
• Hur föreningens verksamhet och ekonomi ska se ut under det kommande verksamhetsåret.
• Förslag från styrelsen
• När styrelsemötena ska hållas

Revisorerna

• Om revisorernas berättelse ska godkännas
• Om styrelsens har beviljats ansvarsfrihet

Firmatecknare

Vilka personer (firmatecknare) som i föreningens namn får skriva sina namnteckningar på olika slags handlingar, ekonomiska uppgörelser m.m. Det vanligaste är att ordföranden tillsammans med någon annan, t.ex. sekreteraren eller kassören, får i uppdrag att göra det (de får teckna föreningens firma).

Stadgeändringar

• Hur man kan ändra föreningens stadgar, t.ex. att två medlemsmöten efter varandra måste fatta samma beslut för att kunna ändra stadgarna.
• Hur stor majoritet det krävs för att ändra stadgarna. I Sverige är det vanligt att minst två tredjedelar av de närvarande medlemmarna måste vara överens för att de ska kunna ändra stadgarna.
• Hur fattas beslut om att föreningen ska upplösas, t.ex. att två medlemsmöten efter varandra måste fatta samma beslut för att kunna ändra stadgarna. Vilken majoritet krävs, enkel (mer än 50 procent) eller kvalificerad (två tredjedelar).
• Vad händer med föreningens tillgångar och skulder vid upplösning

Ett möte där man bildar en förening

På ett möte där man ska bilda en förening, måste alla ha samma möjligheter att delta i diskussionen och påverka besluten. Mötet bör bland annat ta upp följande punkter.

Mötets öppnande

Den som har sammankallat mötet, det vill säga ordförande i den tillfälliga styrelsen, hälsar välkomna och förklarar mötet öppnat.

Dagordning

• I början av mötet beslutar mötesdeltagarna om vilka ärende som ska finnas på dagordningen.
• I början av mötet bestämmer mötesdeltagarna vem som ska vara mötesordförande, sekreterare, justerare och rösträknare
• Mötesordförande är den person som leder mötesförhandlingarna.
• Sekreteraren antecknar alla beslut i ett protokoll
• Justerarna läser igenom protokollet och kontrollerar att alla beslut som fattades är rätt antecknat i protokollet. Justerarna skriver sedan under protokollet (det är ett bevis för att protokollet är korrekt). Protokollet undertecknas också av sekreteraren och ordföranden
• Rösträknare anlitas vid de tillfällen då mötesdeltagarna inte kan komma överens om något, utan måste rösta för att se vilket förslag som de flesta stöder. Om alla är överens behövs ingen röstning.
• Föreningens namn
• Föreningens stadgar

Medlemsavgift

Mötesdeltagarna beslutar hur stor avgift varje person måste betala föreningen för att bli accepterad som medlem. Årsmötet beslutar varje år hur stor medlemsavgiften ska vara under det kommande året.

Val av ordförande för föreningen

Ordförande för föreningen väljs i regel vid ett särskilt val. De övriga uppdragen i styrelsen fördelar styrelseledamöterna själva mellan sig.

• Val av styrelseledamöter och suppleanter
• Det bör stå i stadgarna hur många revisorer och revisorssuppleanter föreningen bör ha.

Val av valberedning

En valberedning består normalt av tre-fyra personer. Valberedningens uppgift är att föreslå det kommande årsmötet vilka personer som bör väljas till de olika förtroendeuppdragen i föreningen, t.ex. till ordförande, styrelseledamöter och revisorer. Tänk på att föreslagna personer måste vara vidtalade innan förslaget läggs. Naturligtvis kan en förenings första möte också diskutera och besluta om andra frågor, t.ex. vilken verksamhet föreningen ska bedriva och hur den ska finansieras.

Föreningen har bildats!

De färdigskrivna och undertecknade protokollet från en förenings första möte kommer att fungera som ett bevis för att föreningen har bildats.